Gestão Orçamentária no TOTVS RM: períodos, naturezas e TORCAMENTO explicados

O período orçamentário

Tudo começa pelo período orçamentário: o intervalo que o orçamento cobre, normalmente um ano. O período fica na tabela TPERIODOORCAMENTO e é dividido em itens (TITMPERIODOORCAMENTO), que são as fatias de tempo em que os valores são lançados: mensais, trimestrais ou semestrais.

A periodicidade dos itens define o nível de detalhe do orçamento. Com itens mensais, cada linha tem doze valores; com trimestrais, quatro. Para acompanhar o orçado × realizado mês a mês, itens mensais são o mais indicado. Vale planejar isso antes, porque o intervalo do período precisa fechar itens inteiros.

Naturezas orçamentárias e centros de custo

A natureza orçamentária é a classificação do valor: que tipo de receita ou despesa ele representa. As naturezas ficam em TTBORCAMENTO e têm um tipo, que separa receita de despesa. Essa separação importa: somar receitas e despesas no mesmo número é um erro comum em relatórios e esconde o resultado.

O centro de custo (GCCUSTO) é a área responsável. O RM permite definir quais naturezas cada centro de custo pode usar (TTBORCAMENTOCCUSTO), o que evita lançamentos em naturezas que não fazem sentido para a área. Há ainda os grupos orçamentários (TTBGRUPOORCAMENTO), usados para agrupar o orçamento, por exemplo por filial ou unidade.

O orçamento: TORCAMENTO e TITMORCAMENTO

Cada orçamento no RM é uma combinação de centro de custo, natureza, grupo e período, registrada em TORCAMENTO. Os valores ficam nos itens (TITMORCAMENTO), um por item do período. É ali que estão os campos que o acompanhamento usa:

• Valor orçado: o que foi aprovado para o item do período
• Valor recebido e valor cedido: remanejamentos entre orçamentos, quando uma área transfere verba para outra
• Valor realizado: o que de fato foi gasto ou recebido
• Valor excedente: o que passou do disponível

Como o realizado é formado

O realizado vem dos lançamentos que os módulos do RM vinculam ao orçamento, como movimentos e lançamentos financeiros classificados com centro de custo e natureza. Por isso a qualidade do acompanhamento depende da disciplina de classificação no dia a dia: um lançamento sem natureza ou com o centro de custo errado aparece no lugar errado do orçado × realizado.

Em linhas gerais, o saldo disponível de um orçamento é o orçado mais o recebido, menos o cedido e o realizado. Relatórios que ignoram os remanejamentos mostram saldos que não batem com a tela do RM.

Permissões por centro de custo

O RM vincula usuários a centros de custo (TUSUARIOCCUSTO). Esse vínculo é a forma mais segura de definir quem pode ver o orçamento de quê, porque já é mantido pela TI e pela controladoria. Ferramentas que leem do RM devem respeitar esse vínculo em vez de criar outra lista de permissões.

Cuidados ao importar o orçamento para o RM

• Crie o período e os itens antes de importar os valores
• Envie todos os itens do período para cada combinação, inclusive os zerados, para não sobrar valor de uma versão anterior
• Quando uma combinação sai do orçamento numa revisão, zere-a no RM em vez de apenas ignorá-la
• Confira o formato decimal exigido pela interface de importação: vírgula e ponto trocados multiplicam valores
• Garanta que o usuário que grava está vinculado aos centros de custo envolvidos
• Guarde o registro do que foi enviado, com data e usuário

Montar o orçamento fora e enviar ao RM

A Gestão Orçamentária é ótima para guardar e acompanhar, mas a montagem colaborativa (várias áreas lançando, gestores aprovando, financeiro analisando) costuma acontecer fora dela, em planilhas. O ponto crítico é a volta: redigitar o aprovado no RM leva dias e gera erros.

O Orçamentum foi feito para esse caminho: lê centros de custo, naturezas, filiais, períodos e permissões do próprio RM, organiza a digitação e a aprovação, e envia o aprovado para a Gestão Orçamentária em lotes, com o login de quem envia. O Orçamentum é da Taufner Tecnologia e se integra ao RM pelos serviços do próprio RM; TOTVS e RM são marcas da TOTVS S.A.